Podstawowe pojęcia dotyczące RODO
RODO
RODO to skrót oznaczający Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (rozporządzenie ogólne o ochronie danych), który zastępuje dotychczasowa dyrektywę 95/46/WE z 1995 r.
W dokumentach anglojęzycznych Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. jest określane skrótem GDPR, od angielskiej nazwy: General Data Protection Regulation.
Dane Osobowe
Termin “Dane Osobowe” oznacza informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żyjącej osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”).
Natomiast możliwa do zidentyfikowania żyjąca osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden, bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Poszczególne informacje, które w połączeniu ze sobą mogą prowadzić do zidentyfikowania tożsamości danej osoby, także stanowią dane osobowe.
Oznacza to, że jeżeli przetwarzamy jedną informację, często nie będzie ona daną osobową. Ale jeśli połączymy ją z innymi informacjami, wtedy ten „komplet” będzie już stanowił dane osobowe.
KE stwierdza również, że Dane Osobowe, które zostały pozbawione elementów pozwalających na identyfikację lub zostały zaszyfrowane bądź poddane pseudonimizacji, ale które mogą prowadzić do ponownej identyfikacji osoby fizycznej, pozostają danymi osobowymi objętymi zakresem RODO.
Definicja pojęcia Dane Osobowe znajduje się w art. 4 pkt 1 GDPR (General Data Protection Regulation). Przepis ten wskazuje, że możliwa do zidentyfikowania żyjąca osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatorów takich jak:
Definicja została rozbudowana w porównaniu z definicją zawartą w UODO (art. 6 ust. 1 i 2). Unijny prawodawca wprost wskazał, że dane o lokalizacji, identyfikator internetowy i informacja genetyczna to czynniki, które na pewno należy traktować, jako umożliwiające identyfikację.
Zgodnie z motywem 26 GDPR:
Administrator Danych Osobowych (ADO)
Status Administratora Danych Osobowych (ADO) może mieć każdy podmiot. W szczególności może to być osoba fizyczna, prawna, organ publiczny, jednostka organizacyjna lub inny podmiot nieposiadający osobowości prawnej.
Termin „Administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania.
Przetwarzanie Danych Osobowych
Przetwarzanie Danych Osobowych to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak:
Podmiot przetwarzający (procesor)
Podmiot przetwarzający to podmiot, któremu Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych. ADO może powierzyć przetwarzanie danych osobie fizycznej lub prawnej, organowi publicznemu, jednostce organizacyjnej lub innemu podmiotowi, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.
Podmiot (procesor) przetwarzający dane osobowe nie decyduje o celach (po co?) i sposobach (jak?) przetwarzania danych. Działa natomiast na podstawie umowy z administratorem danych.
Jeżeli administrator chce powierzyć przetwarzanie danych w jego imieniu, to może w tym celu korzystać wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi GDPR i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
Powierzenie danych osobowych do przetwarzania
RODO bardzo szczegółowo reguluje instytucję powierzenia przetwarzania danych osobowych, pozycję procesora (czyli podmiotu przetwarzającego) oraz relacje między podmiotami. Administrator Danych Osobowych (ADO) nie musi bowiem sam przetwarzać danych osobowych – może je przekazać do przetwarzania innemu podmiotowi: procesorowi. W działalności większości przedsiębiorców dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Podmiotem, któremu ADO może powierzyć przetwarzanie danych osobowych może być zarówno osoba fizyczna jak i prawna, organ publiczny, jednostka organizacyjna lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora, np.:
WAŻNE!
Podczas przygotowywania umowy powierzenia, należy zwrócić uwagę, aby nie stracić kontroli nad danymi osobowymi, czyli nie dopuść do sytuacji, w której powierzone dane będą wykorzystywane w innym celu.
Podczas powierzania podmiotowi przetwarzającemu czynności przetwarzania, należy korzystać wyłącznie z usług podmiotów przetwarzających, które posiadają odpowiednią wiedzę fachową, wiarygodność i zasoby. W szczególności, jeżeli chodzi o gwarancje wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych odpowiadających wymogom RODO, w tym wymogom bezpieczeństwa przetwarzania.
Prawo do bycia zapomnianym
RODO daje każdemu, kogo dotyczą dane, nowe uprawnienie w postaci prawa do bycia zapomnianym (prawo do usunięcia danych). Oznacza to wprowadzenie faktycznie dwóch uprawnień:
Prawo do bycia zapomnianym można wykonać, jeżeli spełniona jest choćby jedna z poniższych przesłanek:
Przykład:
Firma przetwarza Dane Osobowe Klienta na podstawie złożonej przez Klienta zgody na przetwarzanie danych w celu marketingowym. Klient wycofuje zgodę i korzysta z prawa do bycia zapomnianym. Firma (ADO) powinna zaprzestać przetwarzania Danych Osobowych Klienta i usunąć je, chyba że zachodzą szczególne przypadki ograniczające prawo Klienta do bycia zapomnianym.
Do obowiązków Administratora Danych Osobowych (ADO) w zakresie wykonania prawa do bycia zapomnianym należy również wspomniane wyżej poinformowanie innych administratorów danych, którym upublicznił dane osobowe, że osoba, której dane dotyczą, żąda usunięcia wszelkich łącz do tych danych, kopii danych osobowych lub ich replikacji.
UWAGA!
Obowiązek poinformowania innych administratorów danych nie ma charakteru nieograniczonego i może być ograniczony przez: dostępną technologię, koszty lub konieczność ograniczenia do „rozsądnych działań” (oznacza to, że obowiązek nie ma charakteru zobowiązania co do rezultatu, a wyłącznie starannego działania).
Oznacza to, że może zaistnieć sytuacja, gdzie podmioty większe, o większych możliwościach technologicznych oraz finansowych będą zobowiązane do wykonywania tego obowiązku w szerszym zakresie, niż podmioty niewielkie, mające mniejsze zasoby technologiczne i finansowe.
Czy zawsze można skorzystać z „prawa do bycia zapomnianym”?
Prawo do bycia zapomnianym nie ma zastosowania, jeśli przetwarzanie jest niezbędne:
Przykład 1.
Klient zamówił produkt w sklepie internetowym – otrzymał go, ale jeszcze za niego nie zapłacił. Klient składa wniosek o realizację prawa do bycia zapomnianym; ADO - sklep internetowy może jednak dane Klienta nadal przetwarzać, ponieważ są niezbędne do dochodzenia roszczeń sklepu, do czasu zapłaty lub dochodzenia praw przed sądem.
Przykład 2.
Klient zamówił produkt w sklepie internetowym – zapłacił za niego i otrzymał go. Klient składa wniosek o realizację prawa do bycia zapomnianym; ADO - sklep internetowy może jednak dane Klienta nadal przetwarzać, ponieważ obowiązek przetwarzania danych wynika z przepisów o rachunkowości.
Prawo do przenoszenia danych
Prawo do przenoszenia danych oznacza uprawnienia do:
Prawo do przenoszenia danych może zostać wykonane wyłącznie w sytuacjach, gdy przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z poniższymi dwoma warunkami:
Prawo do przenoszenia danych obejmuje tylko dane osobowe przetwarzane przy użyciu systemów informatycznych i nie obejmuje tradycyjnych, papierowych zbiorów danych.
Format danych nadający się do odczytu maszynowego to format pliku zorganizowany tak, aby aplikacje komputerowe mogły łatwo zidentyfikować, rozpoznać i uzyskać określone dane, np.: pliki w formacie XML, JSON, CSV.
Przykład.
Postanawiasz zmienić bank. Dotychczasowy bank powinien zapewnić Ci możliwość przeniesienia twoich danych do nowego banku.
Prawo do przenoszenia danych obejmuje dane osobowe dotyczące osoby, która wykonuje to prawo i które to dane ta osoba dostarczyła administratorowi. W pewnych przypadkach dane objęte prawem do przeniesienia będą jednak obejmować także dane innych osób.
Nieodwracalna anonimizacja
Za dane osobowe nie uważa się Danych Osobowych zanonimizowanych w taki sposób, że osób, których dane dotyczą, w ogóle nie można zidentyfikować lub już nie można zidentyfikować. Aby dane były rzeczywiście anonimowe, anonimizacja musi być nieodwracalna.
Komisja Europejska wskazuje w wytycznych przykładowe Dane Osobowe. Są nimi np.:
*) Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach zastosowanie ma szczegółowe ustawodawstwo sektorowe regulujące między innymi wykorzystywanie danych o lokalizacji lub plików cookie — dyrektywa o prywatności i łączności internetowej (dyrektywa 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 lipca 2002 (Dz.U. 201 z 31.7.2002, s. 37) oraz rozporządzenie (WE) nr 2006/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 października 2004 r. (Dz.U. 364 z 9.12.2004, s. 1).
Przykłady danych niebędących Danymi Osobowymi to np.:
Pojęcie danych osobowych nawet po analizie tych przykładów pozostaje nadal nieostre - a co istotne, to czy przetwarzamy dane osobowe czy inne dane może się zmieniać w czasie. Większość firm, wysyłających listy zawierające klauzule informacyjne, pytania o zgody itp. przyjęła zasadę, że każdy adres mail to dana osobowa. Stąd użytkownik adresu misiujogi@buziaczek.pl również może spodziewać się komunikatu, że ktoś jest w posiadaniu jego danych osobowych i prosi o zgodę na ich dalsze przetwarzanie.